COMPONENTES A OFERTAR

Producto de Software

1 Sistema de Correspondencia y manejo de Archivo

Objetivo

Contar con un software de correspondencia y manejo de archivo que permita la administración, control y seguimiento de los procesos de la institución, para brindar una solución tecnológica que permita el ahorro en costo, mayor productividad del personal y optimización de los tiempos.

Servicios

- Instalación del producto
- Capacitación y Consultoría para la automatización de todo el proceso de tramitología en las diferentes oficinas del Consejo de Gestión de Aguas de la Cuenca del Paute, incluyendo la administración de sus documentos.
- Manuales para los Usuarios.
- Soporte Técnico y Mantenimiento mínimo 1 año

Requisitos del Proyecto

1. El producto a entregar debe tener las siguientes funcionalidades:
a. Posibilidad de realizar el manejo de trámites tanto internos como externos (intranet e internet).
b. Escaneo de documentación desde archivo y luego seguirá el flujo de correspondencia interna a las diferentes oficinas de la institución.
c. Posibilidad de control, seguimiento y optimización de las áreas de la organización
d. Manejo de biblioteca virtual de los documentos que se originan en cada proceso automatizado, principalmente de archivo.
e. Automatización de los diagramas de flujo de cada proceso
f. Posibilidad de interacción entre procesos
g. Controlar el paso de estos documentos durante la ejecución de los procesos.
h. Diseño de los procesos y asignación de responsable por proceso
i. Diseño de formularios internos involucrados en cada proceso
j. Alarmas de notificación para los usuarios del proceso
k. Automatización de actividades y tareas del proceso
l. Dirección integrada del Proyecto, que implica contar con un cronograma detallado de los trabajos a realizar, los responsables de cada actividad del cronograma y la duración de dichas actividades.
m. Revisión y entendimiento integral de los procesos a automatizar, previo a la digitalización de los mismos en el Sistema.
n. Posibilidad para que el administrador pueda definir nuevos procesos a ser controlados y gestionados por la herramienta.
o. Finalmente, generar información actual e histórica acerca de tareas y procesos y flujos.

Requisitos de la Oferta

1. Establecer la forma de pago
2. Establecer el tiempo de entrega tanto de las licencias como del producto a implementarse.
3. Establecer la validez de la oferta
4. Adjuntar información de los productos ofertados y la metodología de implementación a utilizar
5. Indicar los requerimientos Hardware y Software del Servidor requerido para la implementación.
6. Indicar la funcionalidad del Sistema a ofertar.
7. Debe ser una solución en software libre.